FIS-Helpdesk

Erfahren Sie alles zum ersten Einloggen und zur Navigation in der Datenbank, zu Ihrem Forschungsprofil oder zur Recherche im öffentlichen Forschungsportal: Erste Schritte im FIS der UzK

Wir navigieren Sie und Sie können direkt loslegen: im öffentlichen FIS-Forschungsportal oder in der FIS-Datenbank.

FAQ zum FIS der Universität zu Köln

Glossar zum FIS der Universität zu Köln

Die Datenverarbeitung im FIS der Universität zu Köln basiert auf dem Hochschulgesetz NRW und dem Datenschutzgesetz NRW. Diese Gesetze ermöglichen Hochschulen die Nutzung von Forschungsinformationssystemen zur Erfüllung ihrer Forschungspflichten und gewährleisten gleichzeitig den Schutz personenbezogener Daten. Die Datenverarbeitung ist mit den Datenschutzbeauftragten und den Personalräten abgestimmt.

Personenbezogene Forschungsdaten werden im gesetzlich geregelten Rahmen an die Landesinitiative CRIS.NRW weitergeleitet, die die Hochschulen in Nordrhein-Westfalen unterstützt. Die Weitergabe erfolgt unter strengen Sicherheitsstandards, die im Informationssicherheitskonzept von CRIS.NRW festgelegt sind.

Der Zugriff auf Daten im FIS ist rollen- und berechtigungsbasiert beschränkt. Die Datenverarbeitung erfolgt gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Landesdatenschutzgesetzes NRW, wobei regelmäßige Sicherheitsprüfungen und Updates die Einhaltung aktueller Datenschutzstandards gewährleisten. Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung der jeweiligen Aufgaben notwendig ist, und werden gemäß § 5 der Verordnung über den Betrieb von Forschungsinformationssystemen unverzüglich gelöscht, sobald die Zwecke erfüllt sind.

Nutzer*innen des FIS haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Löschung und Widerspruch gemäß DSGVO. Sie können entscheiden, ob sie ein persönliches Forschungsprofil im öffentlich zugänglichen FIS-Forschungsportal anlegen möchten und welche Inhalte angezeigt werden dürfen. Das FIS selbst hat keine Urheberrechte und dient ausschließlich der Dokumentation. Es erfasst bibliografische Metadaten sowie ggf. zugängliche Volltexte, sofern eine entsprechende Veröffentlichung oder Nutzung zulässig ist.

Noch mehr Antworten auf Ihre rechtlichen Fragen finden Sie im FAQ des FIS der UzK.

Das FIS der Universität zu Köln nutzt ORCID als Quelle für die Forschungsbibliografie. Sie sollten Ihr ORCID-Profil im Idealfall auf dem neuesten Stand halten und mit WoS und Scopus verknüpfen.

1) ORCID erstellen (falls noch keine besteht)

1. Öffnen Sie https://orcid.org/
2. Folgen Sie über “Sign in/Register” dem Prozess. Folgende Angaben sind wichtig:
   1. Namensvarianten (unterschiedliche Schreibweisen Ihres Namens, Namensänderungen nach Heirat, variabel verwendete Mittelnamen, etc.)
   2. Ihre aktuelle Affiliation (die korrekte Schreibweise entnehmen Sie bitte der Publikationsrichtlinie: https://ub.uni-koeln.de/forschen-publizieren/publizieren/publikationsrichtlinie-der-universitaet-zu-koeln )
   3. Weitere Identifikationsnummer wie z.B. Scopus, Web of Science (Punkt 2: Verknüpfungen zu ORCID erstellen)

2) Verknüpfungen zu ORCID erstellen

1. Web of Science:
   • Innerhalb Ihres WoS-Accounts können sie unter “Profile Settings” den Punkt “ORCID-Syncing” anklicken.
   • Folgen Sie den Schritten und lassen sie den Datenaustausch in beide Richtung zu.
   • Hilfe: https://webofscience.zendesk.com/hc/en-us/articles/36787077862545-How-to-Sync-Your-ORCID-Record-with-Web-of-Science-Researcher-Profile
2. Scopus:
   • In Ihrem Scopus-Account (Author Record) haben Sie die Möglichkeit, Ihr Profil mit der ORCID iD zu verknüpfen, um den Datenaustausch von Scopus zu ORCID zu erlauben.
   • Verwenden Sie dazu den Link „Connect to ORCID“ unter Ihrem Namen und Ihrer Affiliation.
3. Crossref:
   • Überprüfen Sie in Ihrem ORCID Account, ob Crossref im Menü “Trusted parties”, bei “Trusted organizations” gelistet ist.
   • Wenn nicht, geben Sie Ihre ORCID an, wenn Sie Ihren nächsten Artikel einreichen. Anschließend erhalten Sie eine Anfrage von ORCID, ob Crossref Ihre ORCID Profil automatisch aktualisieren darf. Sobald Sie dies getan haben, aktualisiert Crossref Ihren Datensatz automatisch mit allen zukünftigen Veröffentlichungen, die Ihre ORCID-ID enthalten. Dies reduziert Ihren zukünftigen Arbeitsaufwand. Sie können diese Zustimmung jederzeit wiederrufen.
   • Hilfe: https://www.crossref.org/community/orcid/ 

Hinweis:

• ORCID bietet drei verschiedene Sichtbarkeitslevel an: “Everyone”, “Trusted Parties” und “Only me”. Wir bitten Sie, bei Publikationsdaten die Einstellung “Everyone” zu wählen
• Achten Sie darauf, dass sie nur ein ORCID-Profil angelegt haben. Sollten Sie bereits mehrere Profile besitzen, können Sie diese hier wieder zusammenführen: https://support.orcid.org/hc/en-us/articles/360006896634-I-have-more-than-one-ORCID-iD
• Da sich Ihre E-Mail-Adresse bei einem Arbeitswechsel ändert, kann es sinnvoll sein, dass Sie bei ORCID eine weitere Alternativadresse hinterlegen: https://info.orcid.org/dont-lose-access-to-your-orcid-record/ 

Auf der Webseite von ORCID gibt einen umfangreichen Helpdesk.

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