FAQ des FIS der Universität zu Köln

Die rechtliche Grundlage für das FIS der Universität zu Köln bilden das Hochschulgesetz NRW und das Datenschutzgesetz NRW.
Darin ist ausdrücklich geregelt, dass Hochschulen Forschungsinformationssysteme einsetzen dürfen, um ihre Pflichten im Bereich Forschung zu erfüllen. Gleichzeitig stellt das Datenschutzgesetz den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicher.
Die Datenverarbeitung des FIS an der Universität zu Köln ist mit der*dem Datenschutzbeauftragten und den Personalräten der Universität zu Köln abgestimmt. 
 

Zur Datenschutzverordnung des FIS der Universität zu Köln

Im Rahmen gesetzlicher Aufgaben wie der Berichterstattung, Dokumentation und Qualitätssicherung gibt die Universität zu Köln bestimmte personenbezogene Forschungsdaten an die Landesinitiative CRIS.NRW weiter.
Diese Initiative unterstützt die Hochschulen in Nordrhein-Westfalen bei der Einführung und Weiterentwicklung aller FIS und bei der Umsetzung des KDSF.
Die Weitergabe erfolgt ausschließlich im gesetzlich geregelten Rahmen und unter Einhaltung strenger Sicherheitsstandards. Grundlage dafür ist das Informationssicherheitskonzept von CRIS.NRW, das sich am IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) orientiert. Die Regelungen dazu sind in der Dienstvereinbarung FIS der Universität zu Köln verbindlich festgelegt.

Die Datenverarbeitung im FIS erfolgt gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Landesdatenschutzgesetzes NRW. Der Zugang zum System ist rollen- und berechtigungsbasiert beschränkt, alle Daten werden auf sicheren Servern gespeichert und durch technische sowie organisatorische Maßnahmen vor unbefugtem Zugriff geschützt. Regelmäßige Sicherheitsprüfungen und Updates gewährleisten die Einhaltung aktueller Datenschutzstandards.

Der Zugriff auf Daten in der FIS-Datenbank ist personenbezogen geregelt und erfolgt nach dem Datensparsamkeits- und Need-to-know-Prinzip. Je nach Rolle (z. B. Wissenschaftler*in, Dekan*in, Habilitationsbeauftragte*r) stehen unterschiedliche Funktionen und Datenansichten in der FIS-Datenbank zur Verfügung. Öffentliche Daten (z. B. veröffentlichte Publikationen oder Projekte) sind im FIS-Forschungsportal – je nach Freigabestatus – auch extern sichtbar.

Personenbezogene Daten wie Name, Geburtsdatum oder Beschäftigungsdaten werden sowohl in der FIS-Datenbank als auch bei CRIS.NRW nur so lange gespeichert und verarbeitet, wie es für die Erfüllung der jeweiligen Aufgaben notwendig ist – beispielsweise für die Dokumentation, Berichterstattung oder Qualitätssicherung im Bereich Forschung. Die Rechtsgrundlage dafür ist die Verordnung über den Betrieb von Forschungsinformationssystemen vom 16. Januar 2026. Sobald die jeweiligen Zwecke erfüllt sind, werden die Daten gemäß § 5 dieser Verordnung unverzüglich gelöscht.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Löschung und Widerspruch gemäß DSGVO. Darüber hinaus können Sie entscheiden, ob Sie ein persönliches Forschungsprofil im öffentlich zugänglichen FIS-Forschungsportal anlegen möchten und, wenn ja, welche Inhalte (z. B. Forschungsaktivitäten) angezeigt werden dürfen. Eine Veröffentlichung erfolgt in diesem Fall ausschließlich mit Ihrer Zustimmung.

• Wer hält die Rechte an meinen Veröffentlichungen im FIS?
Die Urheberrechte an wissenschaftlichen Veröffentlichungen bleiben selbstverständlich bei den Autor*innen. Ob und in welchem Umfang ein Verlag Rechte erhält, ist abhängig von den jeweiligen Verlagsverträgen.

Das FIS selbst dient ausschließlich der Dokumentation: Es erfasst die bibliografischen Metadaten sowie ggf. zugängliche Volltexte – letzteres nur, wenn eine entsprechende Veröffentlichung oder Nutzung zulässig ist.

Wichtig zu wissen: Das FIS ist kein Repositorium und keine Open-Access-Plattform, sondern stellt lediglich Forschungsinformationen bereit.

Die im FIS gespeicherten Metadaten dienen der wissenschaftlichen Dokumentation und sind Grundlage für interne Auswertungen, Berichte und Forschungsberichterstattung. Sie haben keine urheberrechtliche Wirkung, können aber im Kontext von Drittmittelanträgen, Evaluationen oder Rechenschaftsberichten rechtlich relevant sein. Die Veröffentlichung von Metadaten erfolgt im Einklang mit den Datenschutzvorgaben.

Die FIS-Datenbank ist für alle wissenschaftlichen und nicht-wissenschaftlichen Mitarbeitenden der Universität zu Köln sowie des Universitätsklinikums Köln (UKK) zugänglich, die in ihrer Tätigkeit Berührungspunkte mit der Wissenschaft haben. Neben der Nutzung durch Forschende wird das FIS auch von Verwaltungsmitarbeiter*innen und der Universitätsleitung zur Berichterstattung und Analyse der Forschungsaktivitäten genutzt. 

Der Zugang zur FIS-Datenbank erfolgt über das Shibboleth-Verfahren mit Ihrem Personalaccount der Universität zu Köln. Wenn Sie auf der Startseite des FIS den Anmeldebutton anklicken, öffnet sich in Ihrem Standardbrowser die Anmeldeseite. Dort sehen Sie die Shibboleth-Anmeldemaske. Shibboleth (DFN-AAI) ist ein sicheres, internetbasiertes Authentifizierungs- und Autorisierungsverfahren. Mit Ihrer uniKIM-Kennung und dem zugehörigen Passwort weisen Sie sich als Mitglied der Universität zu Köln aus und erhalten damit Zugriff auf das FIS.

Alle wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Mitarbeiter*innen der Universität zu Köln sowie der Uniklinik Köln besitzen eine uniKIM-Kennung. Diese Kennung ermöglicht den Zugang zu zentralen IT-Diensten der Universität, darunter auch das FIS.
Wenn Sie Ihre uniKIM-Kennung nicht kennen, wenden Sie sich bitte an den ITCC-Helpdesk. Sollten in Ihrem Fall keine Daten im System hinterlegt sein, wenden Sie sich bitte an das SAP-Team Ihrer Fakultät bzw. an SAP-UKK, falls Sie an der Uniklinik tätig sind.

Wenden Sie sich bei Problemen mit der FIS-Anmeldung, die nicht mit der uniKIM in Verbindung stehen, an das FIS-Team der Universität zu Köln.

Die in der FIS-Datenbank gespeicherten Informationen orientieren sich an den Datenbereichen des Kerndatensatz Forschung (KDSF). Folgende Datenbereiche werden in der FIS-Datenbank der Universität zu Köln abgebildet:

• Forschungsinformationen
• Beschäftigte
• Interne Organisationseinheiten  
• Publikationen
• Drittmittel und Finanzen
• Preisanerkennungen & Awards
• Patente
• Ausgründungen
• Forschungsinfrastrukturen
• Nachwuchsförderung
• Promotionen
• Strukturierte Promotionsprogramme
• Habilitationen
• Forschungsaktivitäten

Metadaten von Forschungsinformationen
Externe Organisationseinheiten
 

• Preise
• Veranstaltungen
• Verlage
• Zeitschriften
• Wissenschaftliche Reihen

Die meisten in der FIS-Datenbank erfassten Informationen werden automatisiert verarbeitet – bspw. durch die Verknüpfung mit externen Systemen wie wissenschaftlichen Datenbanken (z.B. ORCID), mit SAP oder der zentralen Datenbank für Drittmittel, Finanzen und Patente (D7-Forschungsdatenbank).

Insbesondere die Publikationsdatenbanken und Ihre individuellen wissenschaftlichen Leistungen benötigen Ihre Aufmerksamkeit für Anlage, Prüfung oder Nachbearbeitung.

Bitte sehen Sie hierzu den untenstehenden FAQ-Eintrag → „Welche Daten müssen eigenständig in die FIS-Datenbank eingeben werden?“

Die in der FIS-Datenbank hinterlegten Forschungsinformationen werden regelmäßig aktualisiert. Die Aktualisierungshäufigkeit hängt hierbei vom Datenbereich ab und wird gegenwärtig noch regelmäßig geändert.

In der Regel werden die Forschungsdaten zentral und automatisiert ins FIS importiert.

Lediglich die Erstellung von eigenen Datensätzen im Bereich Forschungsaktivitäten kann ausschließlich direkt in der FIS-Datenbank erfolgen und ist nur über eine manuelle Dateneingabe seitens der Forschenden möglich.

Unter folgenden Aktivitätstypen können Datensätze von Forschungsaktivitäten erstellt werden:

• Betreuung von Ausgründungen
• Betreuung von Qualifikationsarbeiten
• Gutachtertätigkeiten
• Herausgeberschaften
• Mitgliedschaften u. Gremientätigkeiten
• Veranstaltungen
• Beratungstätigkeiten
• Aktivitäten Gastwissenschaftler*in
• Künstlerische Tätigkeiten

Bei Publikationen können sowohl manuelle Einträge als auch eigene Massenimporte von Publikationslisten vorgenommen werden. In der Regel werden auch die Publikationslisten zentral ins FIS importiert. Die manuelle Eingabe von Publikationsdaten ist eine seltene Ausnahme.

Im Datenbereich Projekte sind die Wissenschaftler*innen eingeladen, ihre bereits erfassten Projekte bei Bedarf aktiv durch manuelle Ergänzungen zu vervollständigen.

In der FIS-Datenbank werden forschungsbezogene Metadaten sowie die personenbezogenen Daten im Einklang mit den gültigen Aufbewahrungsfristen und Gesetzesvorgaben gespeichert. Da diese Informationen aus Quellsystemen (z.B. SAP) automatisiert übernommen werden, können diese Daten von Ihnen nicht selbst bearbeiten oder gelöscht werden. 
Daten und Angaben, die Sie freiwillig in der FIS-Datenbank hinterlegen (etwa zu Forschungsaktivitäten) und die Sie gegebenenfalls auch für das FIS-Forschungsportal öffentlich sichtbar gemacht haben, können Sie hingegen jederzeit selbständig bearbeiten oder löschen. Ebenso können Sie Ihre Einwilligung zur Veröffentlichung dieser Inhalte im FIS-Forschungsportal jederzeit und ohne daraus entstehende Nachteile widerrufen.

Personen in der Rolle Wissenschaftler*in können ihre Seh- und Bearbeitungsrechte in der FIS-Datenbank für einen selbst gewählten Zeitraum an eine*n andere*n FIS-Nutzer*in der Universität zu Köln bzw. UKK delegieren. Die Vertretungsperson greift dabei über ihren eigenen Account auf eine klar gekennzeichnete Vertretungsrolle zu.
Die Einrichtung und das Löschen einer Vertretungsregel erfolgt stets durch die zu vertretene Person selbst. Nach Ablauf der festgelegten Frist erlischt die Berechtigung automatisch.

Das FIS-Forschungsportal bildet die öffentlich zugängliche Schnittstelle des FIS. Es bietet einen transparenten Einblick in die Forschungsleistungen, -projekte, und -profile der Wissenschaftler*innen, der Einrichtungen sowie der gesamten Universität. Nutzer*innen können hier gezielt nach Personen, Projekte oder Publikationen suchen.
Die Inhalte des FIS-Forschungsportals werden in der universitätsinternen FIS-Datenbank gepflegt und verwaltet.

Nein. Um das FIS-Forschungsportal zu nutzen und um nach Inhalten wie wissenschaftlichen Publikationen oder Autor*innen zu recherchieren, ist keine Anmeldung erforderlich. Das FIS-Forschungsportal der Universität zu Köln steht bald allen Interessierten zur Verfügung.

Metadaten aus den folgenden Datenbereichen werden automatisiert aus der FIS-Datenbank in das FIS-Forschungsportal übertragen und dort veröffentlicht:

• Forscher*innen
  (Nur nach Einwilligung in der FIS-Datenbank werden Forscher*innen mit einem eigenen Forschungsprofil sichtbar und mit ihren Forschungsleistungen verknüpft)
• Nachwuchsförderung:
  • Promotionen
  • Habilitationen
  • Promotionsprogramme
• Projekte
• Publikationen
• Patente
• Ausgründungen
• Preiseanerkennungen und Awards
• Interne Organisation

Wissenschaftler*innen der Universität zu Köln haben darüber hinaus die Möglichkeit, sich im FIS-Forschungsportal per Einwilligung ein individuelles Forschungsprofil anzulegen. Durch Ihre Einwilligung werden folgende Inhalte in Ihrem Forschungsprofil freigeschaltet und mit den bereits veröffentlichten Metadaten verknüpft:
 

• Personenangaben (Name, Vorname, Titel, zugehörige Organisationseinheit)
   
• Forschungsaktivitäten (u.a. Betreuung von Qualifikationsarbeiten, Gutachtertätigkeiten, Herausgeberschaften), die von den Forschenden selbst in der FIS-Datenbank angelegt wurden

Metadaten aus den Bereichen Drittmittel und Finanzen (Projekte), Publikationen, Patente und Ausgründungen, Forschungspreise und Auszeichnungen und Organisation werden automatisch aus der FIS-Datenbank in das FIS-Forschungsportal übertragen. Sie müssen hierfür nichts tun. 
Wenn Sie persönliche Forschungsaktivitäten in der FIS-Datenbank einpflegen, müssen Sie diese im Sichtbarkeitsstatus auf öffentlich setzen, um die Inhalte für das öffentliche FIS-Forschungsportal freizuschalten.
Möchten Sie die veröffentlichten Metadaten zusätzlich Ihrem persönlichem Forschungsprofil zuordnen, so erteilen Sie hierfür auf der Startseite in der FIS-Datenbank Ihre entsprechende Einwilligung.

Da die im FIS-Forschungsportal angezeigten Informationen aus der FIS-Datenbank stammen, richtet sich ihre Aktualität nach den dort hinterlegten Einträgen. Wir bemühen uns, die Daten so aktuell wie möglich zu halten. Der Aktualisierungsrhythmus kann jedoch je nach Datenmerkmal variieren (z.B. Projekte: wöchentliche Aktualisierung).
Ihre persönlich eingetragenen wissenschaftlichen Leistungen wie Forschungsaktivitäten müssen Sie manuell in der FIS-Datenbank pflegen und aktualisieren, um sie im FIS-Forschungsportal auf dem aktuellen Stand zu halten. Nach der Aktualisierung in der Datenbank sollten Ihre Einträge spätestens nach einem Monat auch im FIS-Forschungsportal sichtbar sein. Sollte dies nicht der Fall sein, wenden Sie sich bitte an das FIS-Team der Universität zu Köln.

Um ein individuelles Forschungsprofil im FIS-Forschungsportal zu veröffentlichen, müssen Wissenschaftler*innen der Universität zu Köln in der FIS-Datenbank Ihre entsprechende Einwilligung zur Datenfreigabe erteilen. Diese Einwilligung kann jederzeit ohne Angaben von Gründen und ohne etwaige Nachteile zurückgenommen werden.

Wenn Sie Wissenschaftler*in an der Universität zu Köln bzw. am Universitätsklinikum Köln sind und Ihr eigenes Forschungsprofil im FIS-Forschungsportal wünschen, müssen Sie einmalig auf der Startseite der FIS-Datenbank in Ihrer Rolle als Wissenschaftler*in Ihre Zustimmung zur Veröffentlichung des eigenen Forschungsprofils im öffentlichen UzK-FIS-Forschungsportal geben.
Haben Sie bereits eine Einwilligung zur Erstellung eines Forschungsprofils erteilt und möchten diese zurücknehmen, können Sie dies jederzeit über die Einwilligungsmaske auf der Startseite der FIS-Datenbank tun. Eine Rücknahme ist möglich ohne Angabe von Gründen und ohne, dass Ihnen daraus Nachteile entstehen.

Die meisten im FIS-Forschungsportal sichtbaren Informationen sind Metadaten, die automatisiert aus der verknüpften FIS-Datenbank übernommen werden. Diese Daten können nicht individuell gelöscht werden, da sie für die Außendarstellung der Universität sowie für Berichts- und Dokumentationszwecke benötigt werden. Ihre persönlichen wissenschaftlichen Leistungen (z.B. Forschungsaktivitäten), die Sie selbst in der Datenbank angelegt und zur Veröffentlichung im FIS-Forschungsportal freigegeben haben, können Sie jederzeit in der FIS-Datenbank bearbeiten oder löschen bzw. die Weiterleitung ins FIS-Forschungsportal zurücknehmen (hierzu muss der Sichtbarkeitsstatus öffentlich zurückgenommen werden).

Die Recherche im Forschungsportal erfolgt über eine zentrale Suchfunktion. Geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe ein, etwa Namen von Forschenden, Titel, Schlagwörter oder Institutionen. Die Trefferliste lässt sich anschließend gezielt eingrenzen.
Über die Filterfunktionen können Sie die Ergebnisse nach Bedarf einschränken. So finden Sie schneller die für Sie relevanten Inhalte.
Einzelne Einträge enthalten weiterführende Informationen wie Abstracts, beteiligte Personen oder Verknüpfungen zu weiteren Forschungsleistungen.