Ein Forschungsinformationssystem (FIS) ist eine zentrale Plattform, die alle wissenschaftlichen Daten einer Universität an einem Ort bündelt. Es dient dazu, die vielfältigen Informationen, die im Zusammenhang mit Forschung entstehen, zu erfassen, zu verwalten und zugänglich zu machen. Forschungsaktivitäten können effizient dokumentiert bzw. veröffentlicht und Forschungsergebnisse sichtbar gemacht werden.

Das FIS setzt sich aus zwei Bereichen zusammen: 

• Interne FIS-Datenbank: Hier können Sie Ihre eigenen Forschungsaktivitäten wie Projekte im Blick behalten und Ihre Publikationen selbst verwalten. Diese Informationen bleiben innerhalb der Universität und können für Berichte oder interne Auswertungen genutzt werden.
• Öffentliches FIS-Portal: In diesem Bereich werden ausgewählte Informationen (Berichte, Publikationen, Preise, Projekte) aus der internen Datenbank veröffentlicht und weltweit zugänglich gemacht. So können Ihre Forschungsergebnisse international sichtbar und auffindbar werden.

Die im FIS erfassten Daten orientieren sich am Kerndatensatz Forschung (KDSF), einem standardisierten Modell, das für eine einheitliche Dokumentation von Forschungsaktivitäten in Deutschland sorgt. Im FIS der Uni Köln werden daher nur Daten abgebildet, die diesem Standard entsprechen. Dazu gehören unter anderem:

• Publikationen: Wissenschaftler*innen tragen ihre Veröffentlichungen selbst ein und aktualisieren diese regelmäßig.
• Forschungsprojekte und Drittmittel: Diese Informationen werden aus Primärsystemen wie dem Finanz- oder Projektmanagementsystem importiert und automatisch im FIS bereitgestellt.
• Auszeichnungen und Patente: Erfolge wie wissenschaftliche Auszeichnungen oder Patentanmeldungen sind ebenfalls im FIS enthalten.
   

Die meisten Daten im FIS stammen aus diversen Primärquellen der Uni Köln, wie zum Beispiel dem SAP-System, und werden daher im FIS nicht aktiv verwaltet, sondern lediglich abgebildet. Dies gilt u.a. für Bereiche wie Projekte und Drittmittel, deren Daten automatisch importiert und im FIS sichtbar gemacht werden. In einigen Bereich Publikationen dient das FIS als Verwaltungstool: Durch einen Import aus Web of Science (Wos) wurde eine Grundmenge an Publikationen bereitgestellt. Diese müssen jedoch von den Wissenschaftler*innen aktiv überarbeitet und laufend ergänzt werden, um die eigenen Veröffentlichungen zu pflegen und aktuell zu halten. 

Das FIS ist für alle Mitarbeitenden gedacht, die in ihrer Tätigkeit Berührungspunkte mit der Wissenschaft haben. Neben der Nutzung durch Forschende wird das FIS auch von Verwaltungsmitarbeiter*innen und der Universitätsleitung zur Berichterstattung und Analyse der Forschungsaktivitäten genutzt.

Das FIS arbeitet mit einem klar definierten Rechte- und Rollenkonzept, um die Zugänglichkeit der Daten zu steuern und sicherzustellen, dass Ihre Informationen angemessen geschützt sind. Dieses Konzept gewährleistet Ihr Recht auf Datenschutz und schützt Ihre eigenen Daten. Hier sind beispielhafte Berechtigungen für zentrale Rollen im FIS: 

Personen in der Rolle Wissenschaftler*in haben u.a.: 

• Zugang zu allen internen Organisationseinheiten sowie Wissenschaftler*innen der Universität
• Einsicht in alle Publikationen, Projekte, Patente mit hochschulweiter Sichtbarkeit
• Können eigene Publikationen erstellen, bearbeiten und löschen

Personen in der Rolle Dekan*in haben u.a.:

• Einsicht in alle internen und externen Organisationseinheiten sowie Wissenschaftler*innen der Universität
• Einsicht in die Daten der eigenen Organisationseinheit ohne Einschränkungen
• Möglichkeit, umfassende Listenberichte zu erstellen und BI-Zugriff auf verschiedene Daten

Personen in der Rolle Controlling (Fakultät) haben u.a.:

• Einsicht in interne und externe Organisationseinheiten sowie Wissenschaftler*innen der Uni Köln
• Zugang zu allen relevanten Finanz- und Publikationsdaten
• Verwaltung von Projekten und Infrastrukturen der eigenen Organisationseinheit
• Möglichkeit, umfassender Listenberichte zu erstellen und BI-Zugriff auf verschiedene Daten

Für ausführlichere und weiterführende Informationen zum Rechte- und Rollenkonzept im FIS, sehen Sie bitte das ausgearbeitete Dokument im Bereich "Wichtige Unterlagen"ein oder wenden Sie sich bitte an das FIS-Team (fis@verw.uni-koeln.de)
zugängliche Projekte, werden im öffentlichen FIS-Portal veröffentlicht und sind für alle zugänglich.
Dieses differenzierte Rechtekonzept stellt sicher, dass sensible Daten geschützt bleiben und nur die notwendigen Informationen zugänglich gemacht werden. Alle Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit sind in enger Abstimmung mit dem Personalrat  getroffen worden.

FIS-Nutzer*innen behalten die Kontrolle über Ihre eigenen Daten im System. Besonders im Bereich Publikationen können Wissenschaftler*innen bei der Dateneingabe selbst festlegen, welche Informationen sichtbar sind und wer darauf Zugriff hat. Über die Einstellungen zu Sichtbarkeit können Sie beispielsweise bestimmen, ob eine Publikation nur innerhalb der Universität oder auch öffentlich zugänglich sein soll. Der Status bei Publikationen gibt Auskunft über den Stand einer Veröffentlichung im FIS und damit ihre Sichtbarkeit, z.B. in Bearbeitung, validiert oder veröffentlicht. 
Darüber hinaus bietet Ihnen die Einwilligungsmaske auf der Startseite des FIS die Möglichkeit, aktiv zu entscheiden, ob Ihre Daten in das öffentliche Forschungsportal übertragen werden sollen. Ihre Informationen werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung weltweit sichtbar gemacht. Sie können jederzeit Ihre Zustimmung über die Einwilligungsmaske zurückziehen, die dauerhaft auf der Startseite sichtbar ist. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten und können individuell festlegen, wie und wo Ihre Forschungsergebnisse präsentiert werden.